Arsip kertas atau arsip konvensional adalah arsip yang terekam dalam media kertas. Arsip kertas memerlukan perawatan agar informasi yang terkandung didalamnya dapat digunakan sebagai bukti, alat pengambil keputusan, penyusunan rencana dan bahan pembelajaran bagi masyarakat umum.
Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 3 yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pemeliharaan arsip kertas dapat dilakukan dengan teknik enkapsulasi untuk mencegah terjadinya kerusakan dengan menggunakan bahan pelindung yang bersifat fisik. Sebelum dilakukannya enkapsulasi, hendaknya dilakukan pemeriksaan kondisi fisik. Jika arsip dalam kondisi rusak maka dilakukan restorasi untuk mengembalikan arsip ke bentuk seperti semula.
Dalam melakukan Teknik enkapsulasi, diperlukan bahan-bahan yaitu plastik mika film/ polyester, kain lap, double tap, roll/ wiper, pisau cutter, penggaris besi dan hook cutter. Langkah-langkah yang dilakukan dalam Teknik enkapsulasi diantaranya sebagai berikut :
- Menyiapkan plastic mika film yang telah dibersihkan terlebih dahulu dengan kain lap.
- Tempatkan arsip di atas plastic mika film dan tahan dengan pemberat pada bagian tengah arsip.
- Berikan double tape (perekat) ukuran ± 3 mm di bagian pinggir arsip, sisakan ruang untuk setiap sudut arsip.
- Rekatkan plastic mika film dan tekan menggunakan roll atau wiper untuk mengeluarkan udara.
- Potong plastik mika film yang telah direkatkan agar arsip terlihat rapi